Les acteurs de la facturation électronique
Objectif de la fiche
Comprendre le rôle de chaque intervenant dans le fonctionnement de la facturation électronique en France.
La réforme repose sur plusieurs acteurs qui interviennent à différentes étapes du cycle de vie d'une facture. Bien identifier leur rôle permet de comprendre le fonctionnement global du dispositif et de choisir une organisation adaptée à son entreprise.
Définitions
Facturation électronique
La facturation électronique (e-invoicing) est un système dans lequel les factures sont créées, transmises, reçues et traitées sous un format électronique structuré permettant un traitement automatisé, sans ressaisie.
Une facture PDF envoyée par e-mail n'est pas, à elle seule, une facture électronique au sens de la réforme.
Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est une entreprise immatriculée par l'administration fiscale.
Elle est autorisée à :
- recevoir les factures électroniques ;
- transmettre les factures électroniques ;
- effectuer les contrôles réglementaires ;
- transmettre les données nécessaires à l'administration fiscale ;
- assurer le routage des factures entre entreprises.
La PDP constitue le principal point de passage des factures électroniques.
Opérateur de Dématérialisation (OD)
L'opérateur de dématérialisation est un prestataire technique.
Contrairement à une PDP :
- il n'est pas immatriculé par l'administration ;
- il ne transmet pas directement les données fiscales.
Son rôle consiste principalement à :
- préparer les factures ;
- convertir les formats ;
- connecter un logiciel à une PDP.
Une entreprise peut utiliser un OD, mais celui-ci devra transmettre les factures à une PDP.
Logiciel de facturation
Le logiciel de facturation permet de créer les factures.
Exemples :
- EBP
- Sage
- Cegid
- Pennylane
- Tiime
- Facture.net
Selon les éditeurs, le logiciel peut :
- intégrer directement une PDP ;
- se connecter à une PDP partenaire ;
- nécessiter un connecteur supplémentaire.
ERP
ERP signifie Enterprise Resource Planning (Progiciel de Gestion Intégré).
Un ERP gère plusieurs fonctions de l'entreprise :
- devis ;
- commandes ;
- achats ;
- ventes ;
- comptabilité ;
- stocks ;
- production.
La facturation électronique est généralement intégrée à l'ERP.
Annuaire central
https://facturation.chorus-pro.gouv.fr/annuaire/#/ L'annuaire central référence les entreprises et indique quelle PDP est chargée de recevoir leurs factures.
Lorsqu'une entreprise émet une facture :
- sa PDP consulte l'annuaire ;
- elle identifie la PDP du destinataire ;
- la facture est acheminée vers cette plateforme.
L'annuaire évite d'avoir à connaître directement la plateforme utilisée par chaque client.
Administration fiscale (DGFiP)
La Direction générale des Finances publiques (DGFiP) pilote la réforme.
Elle :
- définit les règles ;
- immatricule les PDP ;
- reçoit les données fiscales prévues par la réforme ;
- contrôle les obligations.
Contrairement au projet initial, la DGFiP ne joue plus le rôle de plateforme de transmission des factures entre entreprises.
Les principaux acteurs
L'entreprise émettrice
Elle :
- crée la facture ;
- vérifie son contenu ;
- l'envoie via sa PDP.
Elle reste responsable du contenu de la facture.
L'entreprise destinataire
Elle reçoit :
- la facture électronique ;
- les éventuels statuts de traitement.
Elle peut intégrer automatiquement la facture dans son logiciel comptable.
La PDP
Elle joue plusieurs rôles :
- contrôle technique ;
- validation des formats ;
- acheminement ;
- transmission des données fiscales ;
- suivi des statuts ;
- conservation des journaux d'échanges.
L'expert-comptable
L'expert-comptable peut intervenir à plusieurs niveaux.
Il peut :
- conseiller le choix d'une PDP ;
- réaliser les démarches d'adhésion ;
- signer certains mandats au nom de son client lorsque celui-ci l'autorise ;
- récupérer automatiquement les factures ;
- intégrer les écritures comptables.
De nombreux cabinets choisissent une PDP commune pour l'ensemble de leurs clients afin de simplifier la gestion des flux.
Le logiciel comptable
Le logiciel comptable peut :
- importer automatiquement les factures ;
- proposer des imputations comptables ;
- rapprocher les règlements ;
- préparer les déclarations.
Le mandat
Certaines PDP permettent à un cabinet comptable d'effectuer les démarches d'adhésion pour le compte de ses clients.
Dans ce cas, l'entreprise signe un mandat autorisant son expert-comptable à :
- créer son compte ;
- réaliser les formalités administratives ;
- associer son entreprise à une PDP.
Ce mandat ne donne pas un pouvoir général sur l'entreprise.
Il est limité aux opérations prévues par le document signé.
Exemple : Le Village Connecté
Le Village Connecté (LVC) est une PDP développée notamment pour les cabinets utilisant les solutions ACD.
Dans cette organisation :
Entreprise
↓
Mandat
↓
Cabinet comptable
↓
Le Village Connecté
↓
Facturation électronique
Le client continue à gérer son activité tandis que le cabinet met en place les aspects techniques de la réforme.
Schéma global
Entreprise
↓
Logiciel de facturation
↓
PDP de l'entreprise
↓
Consultation de l'annuaire
↓
PDP du client
↓
Entreprise destinataire
↓
Logiciel comptableTableau comparatif
| Acteur | Crée la facture | Transmet la facture | Reçoit la facture | Déclare les données |
|---|---|---|---|---|
| Entreprise | ✔ | ✔ | ✔ | Responsable des informations |
| Logiciel | ✔ | selon les cas | ✔ | Non |
| OD | Non | Vers une PDP | Non | Non |
| PDP | Non | ✔ | ✔ | ✔ |
| Expert-comptable | Non | Par délégation éventuelle | Oui | Selon sa mission |
| DGFiP | Non | Non | Données réglementaires | ✔ |
Cas pratiques
Artisan utilisant EBP
L'artisan crée sa facture dans EBP.
EBP transmet automatiquement la facture à la PDP.
La PDP l'envoie ensuite au client.
Cabinet comptable
Le cabinet choisit une PDP unique.
Chaque client signe un mandat.
Le cabinet effectue l'ensemble des démarches techniques.
Les clients continuent à utiliser leur logiciel habituel.
Micro-entrepreneur
Le micro-entrepreneur utilise un logiciel connecté à une PDP.
Il ne change pratiquement rien à sa manière de travailler.
Le logiciel assure les échanges réglementaires.
Erreurs fréquentes
« La PDP remplace mon logiciel de facturation. »
Faux.
Une PDP transporte les factures.
Elle ne remplace pas nécessairement un logiciel de facturation.
« Mon expert-comptable devient propriétaire de mes factures. »
Faux.
Le cabinet agit uniquement dans le cadre de la mission qui lui est confiée et, le cas échéant, du mandat signé.
« Une PDP est obligatoire uniquement pour les grandes entreprises. »
Faux.
Toutes les entreprises concernées par la réforme devront utiliser une PDP, directement ou par l'intermédiaire d'une solution qui y est connectée.
« Je dois connaître la PDP de chacun de mes clients. »
Faux.
L'annuaire central permet à la PDP d'identifier automatiquement la plateforme du destinataire.
Points essentiels
- La réforme repose sur plusieurs acteurs ayant chacun un rôle spécifique.
- La PDP est le point central des échanges de factures électroniques.
- Le logiciel de facturation crée la facture ; la PDP la transporte.
- L'expert-comptable peut gérer les démarches techniques grâce à un mandat.
- L'annuaire central permet d'acheminer automatiquement les factures vers la bonne plateforme.
- La DGFiP encadre le dispositif et reçoit les données réglementaires, sans assurer elle-même le transport des factures entre entreprises.